Come iniziare con l'AI in azienda senza buttare soldi: i primi novanta giorni

La maggior parte dei progetti che falliscono non falliscono per la tecnologia: falliscono perche' sono partiti dalla tecnologia. Ecco un ordine di lavoro che funziona, e i modi in cui si spreca il primo budget.

Settimane 1-3: guardare, non comprare

L'unica attivita' di questa fase e' capire dove va il tempo. Non serve un consulente per farla, serve disciplina:

• Chiedete a cinque persone di reparti diversi di annotare per una settimana i compiti ripetitivi che fanno, con quante volte e quanti minuti.
• Prendete i tre piu' pesanti per volume moltiplicato per tempo.
• Per ciascuno scrivete una riga: dove sta oggi l'informazione, chi la usa dopo, che cosa succede se sbaglia.

Quasi sempre emerge che il compito piu' costoso non e' quello di cui si parlava in riunione. Questa e' gia' meta' del valore dell'esercizio, e non e' costata niente.

Settimane 4-6: scegliere uno e uno solo

Il criterio non e' «quale e' piu' innovativo» ma tre cose in ordine: e' ripetitivo, ha un esito verificabile (si puo' dire se la risposta era giusta), e il suo errore non e' catastrofico. Un compito che sbaglia e nessuno se ne accorge non e' un buon primo progetto, per quanto costoso sia.

In questa fase si scrive anche il numero di partenza — quante volte al mese, quanti minuti l'una, misurato e non ricordato — e la soglia sotto la quale direte che non ha funzionato. Deciderla dopo e' il modo piu' comune di non decidere mai.

Settimane 7-12: provare in parallelo

Il sistema gira accanto al lavoro manuale, non al posto suo. Costa un mese di doppio lavoro ed e' l'investimento migliore di tutto il progetto: alla fine avete un numero vostro, non una promessa altrui, e sapete quale quota di casi torna comunque a una persona.

Nello stesso periodo si forma chi lo usera'. Non e' un accessorio: e' anche un obbligo, perche' il regolamento europeo chiede che chi impiega sistemi di AI sappia che cosa sta usando.

I quattro modi di sprecare il primo budget

1. Partire dalla piattaforma. Comprare uno strumento generale e poi cercare a che cosa serve. Finisce con licenze pagate e non usate: succede quasi sempre, ed e' la voce di spreco piu' grande.
2. Fare tre progetti insieme. Anche se vanno bene, non saprete quale ha funzionato, e quindi non saprete su cosa investire l'anno dopo.
3. Non nominare nessuno. Un progetto senza una persona che se ne occupa qualche ora al mese si spegne entro l'anno, qualunque cifra sia costato.
4. Scegliere il caso piu' visibile invece del piu' misurabile. Il progetto che si mostra bene in assemblea e' raramente quello che ripaga: serve una vittoria dimostrabile prima di una vittoria vistosa.

Che cosa avrete dopo novanta giorni

Non un'azienda trasformata: un numero. Sapete quanto costava un processo, quanto costa adesso, quanta parte richiede ancora una persona e quanto costa tenerlo acceso. Con quei quattro dati il secondo progetto si decide in un pomeriggio invece che in sei mesi — ed e' questo il vero risultato del primo.